Buchführung

Blick ins Gewerbegebiet Pulheim

 

Jede Firma benötigt per Gesetz eine Buchführung. Personengesellschaften kommen in den ersten
Jahren mit einer einfachen Gewinn und Verlust Rechnung (GUV) aus. Wenn die Firmen größer
werden und in Bezug auf Umsatz, Vermögen oder Gewinne Mindestgrößen überschreiten, ist
eine Bilanz nötig. Doch welchen Sinn hat überhaupt eine Buchführung? Warum sind Unternehmen
angehalten, ihre Bücher zu führen?

 

Sinn der Buchführung

 

1) Finanzamt:
Das Finanzamt benötigt zur Erhebung von Steuern eine Berechnungsgrundlage. Dabei sind auch
Kleinstgewerbetreibende zur Buchführung verpflichtet. Die Verpflichtung ist im Steuerrecht verankert,
nicht im Handelsrecht. Das Handelsrecht schreibt nur dem ins Handelsregister eingetragenen Kaufmann
(zum Beispiel e.K. [eigetragener Kaufmann], KG [Kommanditgesellschaft], GmbH [Gesellschaft mit
beschränkter Haftung] oder der AG [Aktiengesellschaft]) eine Buchhaltungspflicht vor.

2) Standortbestimmung:
Die manchmal als lästige Pflicht empfundene Arbeit der Buchführung zur Vorlage beim Finanzamt hat auch
noch positive und nützliche Effekte. So lassen die Daten der Buchhaltung für den Unternehmer eine schnelle
Standortbestimmung zu. Schliesslich werden aus den Daten der Buchhaltung je nach Unternehmensform
und Unternehmensgröße entweder eine Einnahmen-Überschuß-Rechnung erstellt oder eine GUV (Gewinn
und Verlustrechnung) samt Bilanz. Eventuell erstellt das Unternehmen auch noch eine Cash-Flow Rechnung,
also eine Kapitalflussrechnung. Die so verfügbaren Daten stehen je nach Unternehmensform nicht nur dem
Unternehmer, sondern auch den Gläubigern eines Unternehmens, den Banken (Kreditgebern) und der
Öffentlichkeit (im Fall von börsennotierten Kapitalgesellschaften) zur Verfügung. Natürlich steht diese
Information dann auch den Kunden und Zulieferbetrieben des Unternehmens offen, die daraus über die
Ertragslage des Unternehmens und auch die finanzielle Ausstattung (zum Beispiel Eigenkapitalhinweise)
informiert werden und dadurch besser abschätzen können, wie sicher oder wie unsicher ein Handel mit
dem Unternehmen ist.

3) Information der Öffentlichkeit:
Speziell bei börsennotierten Kapitalgesellschaften (Aktiengesellschaften) muss das Zahlenwerk des
Unternehmens auf Anfrage seinen Anteilseignern (Aktionären) zugesendet werden. Dies geschieht in Form
eines jährlich erscheinenden Geschäftsberichts, der neben der GUV, der Bilanz, Eigenkapitalveränderungen
und oft auch einer Cash-Flow-Rechnung weitere Kommentare von Vorstand und Aufsichtsrat beinhaltet.
Oftmals werden auch Zwischenberichte (Halbjahresberichte oder gar Quartalsberichte) erstellt. Viele
börsennotierte Unternehmen senden interessierten Personen (nicht nur ihren Aktionären) kostenlos
ihren Geschäftsbericht zu.

4) Erfassung :
Mit Hilfe der Buchhaltung werden sämtliche Geschäftsvorfälle aufgezeichnet. Besteht der Wunsch,
so kann und sollte eine unternehmensfremde Person in der Lage sein, Geschäftsvorfälle in der
Vergangenheit lückenlos zu erfassen.

5) Grundlage für Preiskalkulation:
Bei einem Start-Up Unternehmen wird von Banken oder anderen potentiellen Geldgebern ein
so genannter Business Plan angefordert. Darin macht sich der Unternehmer Gedanken über
einen potentiellen Umsatz, berechnet zu erwartende Kosten, Unternehmerlohn und Steuern,
und erhält daraus eine geschätze Entwicklung der am Anfagn zu erwartenden Gewinne oder auch
der hoffentlich nur in der Anfangsphase zu erwartenden Verluste. Ein bereits bestehendes
Unternehmen muss sich aber in bestimmten Zyklen mit der Frage beschäftigen, welchen
Gewinn man durch welche Preispolitik erzielen möchte oder ob die aktuelle Preispolitik
eventuell zu Verlusten führt. Die Buchhaltung ist das Instrument der Wahl, um eine richtige
Preispolitik fortwährend zu gewährleisten, in dem man aus den Erfahrungswerten des Umsatzes
über den Preis eine Rendite definiert, die bei jedem Geschäft durchschnittlich entstehen sollte.
Ohne eine solche intelligente Preispolitik mit Hilfe der Buchhaltung kann ein Unternehmer nicht
ausreichend oder nicht ausreichend schnell erfassen, welcher Preis angesetzt werden muss,
um am Ende einer Betrachtungsperiode einen definierten Gewinn zu erwirtschaften.

6) innerbetriebliche Kontrollen:
Auch intern, also innerbetrieblich, bietet die Buchhaltung die Möglichkeit, sofern sie ordentlich
geführt ist, schnell zu sehen, wo sich eventuelle Veränderungen ergeben, die sich nachteilig
auf den Gewinn des Unternehmens auswirken können und diesen negativen Veränderungen schnell
entgegen zu wirken. Gerade bei größeren Unternehmen mit mehreren Geschäftsfeldern bietet
die oftmals angelegte Segmentberichterstattung schnell die Möglichkeit, Problembereiche
zeitnah aufzudecken.

7) Beweismittel:
Natürlich ist eine ordnungsgemäß geführte Buchhaltung auch eine Grundlage der Beweisführung.
Bei Rechtstreitigkeiten mit Kunden, Lieferanten, Banken und/oder Behörden liefert die
Dokumente der Buchhaltung wertvolle Informationen.

 

Wie geht (ordnungsgemäße) Buchführung?

 

Der Gesetzgeber schreibt bestimmte Kriterien vor, damit eine Buchführung als ordnungsgemäß
bezeichnet werden kann. Die Unternehmen werden angehalten, eine Buchführung ordnungsgemäß
durchzuführen, damit sich auch ein fachkundiger "Dritter" in einer angemessenen Zeit in die
bilanziellen Vorgänge des Unternehmens einarbeiten kann.

Ordnungsgemäße Buchführung sollte sich an folgenden Kriterien orientieren:

1) Geschäftsvorfall:
Ein Geschäftsvorfall im Unternehmen wird anhand von Belegen (Quittung, Rechnung, Bankauszug etc.)
aufgezeichnet.

2) Belege:
Ein Beleg sollte grundsätzlich ein Datum enthalten und den Betrag, über den das Geschäft zu
Stande gekommen ist. Ferner enthält der Beleg auch einige Informationen über die Art des
Geschäfts und bei größeren Unternehmen die Unterschrift des Buchhalters bzw. der Person,
die den Beleg bearbeitet hat.

3) schneller Einblick:
Ein firmenexterner "Dritter" muss sich innerhalb einer angemessenen Zeit einen Überblick
über das Unternehmen verschaffen können.

4) Ordnung:
Alle Belege sollten eine sachliche und zeitliche Ordnung der Belege und Buchungen aufweisen
und zudem gut lesbar sein. Alle Buchungen und die dazu gehörigen Belege müssen
lückenlos sein.

5) Aufbewahrungsfrist:
Die Aufbewahrungsfrist für Belege in Unternehmen beträgt aktuell (2008) 10 Jahre. Da
Gesetzesänderungen nicht auszuschliessen sind, empfiehlt es sich, sich hierbei selbst
kundig zu machen.

6) Kasse:
Die Kasseneinnahmen und die Kassenausgaben sind täglich aufzuzeichnen.


Die Einnahmen-Überschussrechnung

 

Anfangs-"Liquidität"

Liquiditätsstrom in Zeitperiode
Liquiditätsvereinigung

 

Die Einnahmen-Überschussrechnung ist eine einfache Buchhaltungsmethode für Kleinunternehmen.
Auch kleine Personengesellschaften bedienen sich oftmals der Einnahmen-Überschussrechnung.
Diese lässt sich anhand der zuvor dargestellten Grafik recht einfach erläutern. Am Anfang einer
Betrachtungsperiode startet das Unternehmen mit einer Anfangs-"Liquidität". Es gibt fiktiv 2 "Kammern".
Die linke "Kammer" speichert fortan alle Einnahmen. Der Speicher der rechten "Kammer" vermindert
sich um die in der Betrachtungsperiode auftretenden Ausgaben. Ist die Betrachtungsperiode
abgeschlossen, lässt sich der Gewinn (in der Grafik grün dargestellt) oder eventuell auch der Verlust
ganz einfach ernitteln. Bleiben wir in dem Bild der Grafik oben, so führt ein Entfernen der mittleren
Trennscheibe und Vergleich der sich dann einstellenden "Liquiditätshöhe" mit der zu Anfang vorhandenen
"Liquiditätshöhe" zu einem sichtbaren Ergebnis des Erfolgs (höherer Liquiditätspegel wie zu Beginn)
oder Mißerfolgs (niedrigerer Liquiditätspegel wie zu Beginn). Real ist das Verfahren der Ermittlung
von Gewinn oder Verlust nicht komplizierter, da auch hier Anfangs- und Endstand einer
Betrachtungsperiode miteinander verglichen werden.

Für kleine Unternehmen/Personengesellschaften ist die einfache Einnahmen-Überschussrechnung
ein kostengünstiges und unkompliziertes Verfahren, eine Gewinnermittlung zu erstellen. Jedoch soll
bereits an dieser Stelle darauf hingewiesen werden, dass dieses Verfahren Schwächen besitzt.
Ein Eingabefehler bei einer Quelle des Gewinns oder Verlusts führt zu einem falschen Endergebnis.
Zudem bleibt ein solcher Fehler oftmals unerkannt, da es kein geeignetes Mittel der
Ergebnisüberprüfung gibt.
Erst in einer Bilanz sinkt die Fehlerquote (vorsätzlich begangene Fehler oder Bilanzfälschung sollen
unberücksichtigt bleiben) auf Null. Dazu später mehr.